Chỉnh lý & Số hóa tài liệu
Trong bối cảnh chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ trên mọi lĩnh vực, tài liệu và dữ liệu được xem là nguồn tài sản quan trọng của mỗi tổ chức, doanh nghiệp và cơ quan nhà nước. Tuy nhiên, phần lớn hồ sơ, tài liệu hiện nay vẫn đang tồn tại dưới dạng giấy tờ phân tán, khó tra cứu, tốn diện tích lưu trữ và tiềm ẩn nhiều rủi ro thất lạc, hư hỏng.
Giải pháp Chỉnh lý & Số hóa tài liệu được xây dựng nhằm hỗ trợ các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp thực hiện việc chuẩn hóa, phân loại, chỉnh lý, số hóa và quản lý tập trung toàn bộ hồ sơ, tài liệu theo quy trình chuyên nghiệp, đáp ứng các yêu cầu về lưu trữ, khai thác dữ liệu, quản trị thông tin và chuyển đổi số.
Giải pháp giúp chuyển đổi kho tài liệu truyền thống thành kho dữ liệu số thông minh, tạo nền tảng cho việc kết nối, chia sẻ và khai thác dữ liệu phục vụ hoạt động quản lý, điều hành và ra quyết định.
Các hạng mục triển khai
Giải pháp Chỉnh lý & Số hóa tài liệu được xây dựng nhằm hỗ trợ các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp thực hiện việc chuẩn hóa, phân loại, chỉnh lý, số hóa và quản lý tập trung toàn bộ hồ sơ, tài liệu theo quy trình chuyên nghiệp, đáp ứng các yêu cầu về lưu trữ, khai thác dữ liệu, quản trị thông tin và chuyển đổi số.
Giải pháp giúp chuyển đổi kho tài liệu truyền thống thành kho dữ liệu số thông minh, tạo nền tảng cho việc kết nối, chia sẻ và khai thác dữ liệu phục vụ hoạt động quản lý, điều hành và ra quyết định.
Các hạng mục triển khai
- Khảo sát và đánh giá hiện trạng tài liệu
- Khảo sát hiện trạng kho lưu trữ hồ sơ, tài liệu.
- Đánh giá khối lượng, tình trạng và chất lượng tài liệu.
- Phân tích cơ cấu tài liệu theo từng lĩnh vực nghiệp vụ.
- Xây dựng phương án chỉnh lý và số hóa phù hợp.
Chỉnh lý tài liệu
- Thu thập và phân loại hồ sơ.
- Sắp xếp tài liệu theo nguyên tắc nghiệp vụ lưu trữ.
- Xác định giá trị tài liệu.
- Lập hồ sơ hoàn chỉnh.
- Đánh số, lập mục lục hồ sơ.
- Xây dựng cơ sở dữ liệu quản lý hồ sơ.
- Hoàn thiện hồ sơ lưu trữ theo quy định hiện hành.
Số hóa tài liệu
- Quét tài liệu bằng hệ thống máy scan chuyên dụng.
- Chuyển đổi tài liệu giấy sang dữ liệu điện tử.
- Chuẩn hóa định dạng dữ liệu số.
- Xử lý hình ảnh nâng cao chất lượng tài liệu.
- Nhận dạng ký tự tự động (OCR).
- Chuyển đổi tài liệu sang dữ liệu có khả năng tìm kiếm.
- Gắn siêu dữ liệu (Metadata) cho từng hồ sơ, tài liệu.
Xây dựng cơ sở dữ liệu số
- Xây dựng kho dữ liệu điện tử tập trung.
- Tổ chức dữ liệu theo cấu trúc khoa học.
- Quản lý vòng đời hồ sơ.
- Thiết lập cơ chế phân quyền truy cập.
- Tích hợp công cụ tìm kiếm thông minh.
- Kết nối với các hệ thống quản lý hiện có.
Triển khai hệ thống quản lý tài liệu điện tử
- Hệ thống quản lý tài liệu (DMS).
- Hệ thống lưu trữ điện tử tập trung.
- Quản lý hồ sơ số theo danh mục.
- Quản lý phiên bản tài liệu.
- Quản lý lịch sử truy cập và chỉnh sửa.
- Tìm kiếm và khai thác dữ liệu theo nhiều tiêu chí.
- Quản lý phân quyền và bảo mật dữ liệu.
Công nghệ áp dụng
Giải pháp được xây dựng trên nền tảng các công nghệ hiện đại:
- Công nghệ số hóa tài liệu tốc độ cao.
- OCR nhận dạng ký tự tiếng Việt và đa ngôn ngữ.
- AI nhận dạng và phân loại tài liệu tự động.
- Machine Learning hỗ trợ trích xuất dữ liệu.
- Big Data phục vụ quản lý dữ liệu quy mô lớn.
- Cloud Computing và Hybrid Cloud.
- Hệ thống lưu trữ tập trung và phân tán.
- Công nghệ mã hóa và bảo mật dữ liệu.
- Chữ ký số và xác thực điện tử.
- API kết nối liên thông dữ liệu.
Trong giai đoạn tiếp theo, giải pháp Chỉnh lý & Số hóa tài liệu sẽ tiếp tục được phát triển theo hướng Kho dữ liệu số thông minh (Smart Digital Archive), ứng dụng Trí tuệ nhân tạo (AI) để tự động phân loại, nhận diện, trích xuất và khai thác dữ liệu, đồng thời kết nối với các nền tảng quản trị doanh nghiệp, chính quyền số và hệ sinh thái dữ liệu quốc gia, tạo nên nền tảng dữ liệu số phục vụ phát triển kinh tế số và xã hội số.