文件整理与数字化
在数字化转型全面深入推进的背景下，文件和数据被视为每个组织、企业和国家机关的重要资产。然而，目前大部分档案文件仍以分散的纸质形式存在，查询困难、占用存储空间，并存在丢失、损坏等诸多风险。
档案整理与数字化解决方案旨在协助各机关、组织和企业，按照专业流程对全部档案文件进行标准化、分类、整理、数字化和集中管理，满足档案保管、数据利用、信息管理和数字化转型的要求。
该解决方案将传统档案库转变为智能数字数据库，为数据的互联、共享和利用奠定基础，服务于管理、指挥调度和决策。
实施内容
档案整理与数字化解决方案旨在协助各机关、组织和企业，按照专业流程对全部档案文件进行标准化、分类、整理、数字化和集中管理，满足档案保管、数据利用、信息管理和数字化转型的要求。
该解决方案将传统档案库转变为智能数字数据库，为数据的互联、共享和利用奠定基础，服务于管理、指挥调度和决策。
实施内容
- 文件现状调研与评估
- 调研档案文件库房现状。
- 评估文件的数量、状况和质量。
- 按业务领域分析文件结构。
- 制定合适的整理与数字化方案。
文件整理
- 收集并分类档案。
- 按照档案业务原则整理文件。
- 鉴定文件价值。
- 编制完整案卷。
- 编号并编制案卷目录。
- 建立档案管理数据库。
- 按现行规定完善归档案卷。
文件数字化
- 使用专业扫描系统扫描文件。
- 将纸质文件转换为电子数据。
- 规范数字数据格式。
- 高级图像处理，提升文件质量。
- 光学字符识别（OCR）。
- 将文件转换为可检索数据。
- 为每份档案和文件添加元数据（Metadata）。
建设数字数据库
- 建设集中式电子数据库。
- 按科学结构组织数据。
- 管理档案生命周期。
- 建立访问权限分级机制。
- 集成智能检索工具。
- 与现有管理系统对接。
部署电子文档管理系统
- 文档管理系统（DMS）。
- 集中式电子存储系统。
- 按目录管理数字档案。
- 文档版本管理。
- 访问与编辑历史管理。
- 按多种条件检索和利用数据。
- 权限管理与数据安全。
应用技术
本解决方案基于以下现代技术构建：
- 高速文件数字化技术。
- 支持越南语及多语种的OCR文字识别。
- AI自动识别与分类文件。
- 机器学习（Machine Learning）辅助数据提取。
- 大数据（Big Data）支撑大规模数据管理。
- 云计算（Cloud Computing）与混合云（Hybrid Cloud）。
- 集中式与分布式存储系统。
- 数据加密与安全技术。
- 数字签名与电子认证。
- 用于数据互联互通的API。
下一阶段，档案整理与数字化解决方案将继续朝着智能数字档案库（Smart Digital Archive）方向发展，应用人工智能（AI）自动分类、识别、提取和利用数据，同时与企业管理平台、数字政府及国家数据生态系统对接，为数字经济和数字社会的发展构建数字数据基础。